Um diploma tem validade somente com o registro no MEC, de acordo com a Lei nº 9.394/96. As universidades estão autorizadas a registrar os diplomas emitidos por elas próprias, mas os diplomas emitidos por instituições não universitárias devem ser registrados em uma universidade indicada pelo Conselho Nacional de Educação (CNE),

Por exemplo, um diploma emitido por uma faculdade isolada concedendo o título de Bacharel em Ciências Contábeis deve ser registrado em uma universidade indicada pelo CNE para ter validade e ser reconhecido pelo conselho Regional de Contabilidade (CRC) como profissional habilitado a exercer as atividades atribuídas a um Contador (além de cumprir outras exigências, se for o caso).

Alguns órgãos profissionais exigem, além do diploma, o exame de qualificação e suficiência para habilitar ao exercício da profissão. É o caso da Ordem dos Advogados (OAB) e do Conselho regional de Contabilidade (CRC). No caso do Administrador ou Engenheiro, por exemplo, não há necessidade de prestar exame para ter o registro no órgão de classe, respectivamente, Conselho Regional de Administração (CRA) e Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA).

Certificado é um documento que comprova que seu titular participou de um evento, como congresso, simpósio, curso, palestra etc. Não tem a validade de um diploma e é registrado na própria instituição que o emitiu.

Por exemplo, ao concluir um curso de Gestão de Negócios em nível de pós-graduação lato sensu (especialização), o aluno recebe um certificado de conclusão de curso emitido pela própria instituição de ensino ou por uma outra conveniada. Esse certificado não tem necessidade de ser registrado no MEC.

O certificado de conclusão de curso é emitido também em caráter provisório, em casos de conclusão de cursos reconhecidos, com diploma ainda a emitir.

Resumindo: enquanto um diploma habilita para o exercício de uma profissão, um certificado somente comprova a realização de um evento.