O caminho mais curto para os recursos está na base de egresso
Iniciado está o assunto sobre a importância da base de egressos nas instituições de ensino. Seja por exigências formais dos órgãos superiores (e reguladores), seja pela busca incessante de incremento do quantitativo de alunos, da abertura de novos cursos, do prolongamento do tempo de “vida útil” do aluno na instituição. E por que não, trabalhar o antigo aluno para captar recursos para diversos tipos de projeto?
O que se está descobrindo agora, pelo menos no Brasil, uma vez que em outros lugares do mundo a prática é bem antiga, é que deriva dos antigos alunos possibilidades novas de receita para as instituições de ensino. Dá-se o nome de “Captação de Recursos”, do inglês fundraising. E o interesse é maior pelas constantes necessidades de investimento da organização, seja na construção e melhoria das instalações, seja em pesquisa, seja pelo envolvimento em questões sociais – sendo a entidade filantrópica ou não. A verdade é que recursos são sempre bem vindos.
E o caminho mais curto para os recursos está na base de egressos. Antigos alunos, apoiados por um sentimento de pertença, por gratidão, por identificação e mesmo credibilidade. Ou até, por que nunca foram arguidos sobre o doar, de alguém (no caso a instituição que ele conhece tão bem), com um projeto adequado e no momento certo. Como começamos?
A base de dados é o início de tudo. E o início da complicação também. Porque há instituições com dados perdidos, outras com documentos em fichas (papel mesmo), outras com informações antigas e já obsoletas, e algumas com uma base bem feita, mas que nunca serviram para o propósito de captar recursos para projetos. Aqui pode começar uma nova etapa na instituição, e para todos é hora de começar.
O Dr. Custódio Pereira, em seu livro Sustentabilidade e Captação de Recursos, apresenta, de maneira abreviada a importância dos egressos:
“A importância dos antigos alunos, (...), é relevante em toda a atividade de desenvolvimento, estabelecimento de parcerias e especialmente na captação de recursos para campanhas... ou de manutenção das instituições de ensino superior ...”
Buscando um pouco mais distante geograficamente, temos uma autora que trata de captação de recursos de uma maneira geral, Kim Klein. Em seu livro, unicamente em inglês, “Captação de Recursos para Mudança Social” – em tradução livre, ela afirma a importância, dentro da delimitação de todo tipo de campanha, eventos e captação, de se ter uma base de dados (ela trata a base como possíveis doadores, não necessariamente egressos). Klein afirma que há um medo de alguns por parecer uma invasão de privacidade, mas que isso deve ser desconsiderado, afinal, no mundo moderno, ninguém mais possui a tal privacidade, e o que preocupa é a maneira como usamos as informações e se as protegemos de invasores. Ela afirma haver três coisas bem claras na mente, que parecem simplórias, mas que nos incentivam a começar/aprimorar o que temos:
1) Se você não obtiver a informação de seu egresso (propenso doador), você irá esquecer dele;
2) Você não precisa guardar nenhuma informação desnecessária;
3) As informações são altamente confidenciais.
Seguindo nessa direção, apresentamos ainda outra autora, Linda Lysakowski, em seu livro “Captação de Recursos para os Gênios” – em tradução livre, que apresenta a importância de um software adequado, protegido (fundamental em todas as narrativas sobre base de dados, e em qualquer situação). Mas ela vai além, afirmando que precisamos saber manusear essa base de dados, entendê-la, envolver as pessoas na organização para a importância de tê-la e usá-la. Isso precisa ser entendido como assunto da instituição de ensino, não apenas de TI ou da Secretaria Geral.
E é a partir desses comentários introdutórios que queríamos avançar no entendimento de construção, para uns, desenvolvimento, para outros, higienização, para um outro grupo, enfim, para todos, de que mantermos uma base de dados de egressos é uma ferramenta incrivelmente eficaz e, certamente, rentável em diversos aspectos da instituição.
Claro que estamos “puxando a brasa para a nossa sardinha”, quando tratamos de captação de recursos e materiais advindos dessa área. Mas a base de dados serve também para muitas outras possibilidades. Desde a manutenção de um relacionamento com antigos alunos que possibilite melhorar (ou reafirmar) a imagem da organização, até, o que é o sonho de toda instituição de ensino, vender novos cursos para os antigos alunos, e mesmo para seus filhos, numa continuidade familiar bastante comum em inúmeros casos.
A base de egressos possui uma grande riqueza imaterial, considerando que muitos dos antigos alunos estão em posições de destaque na sociedade, outros tantos são sensíveis à causa da instituição e/ou causas sociais. O desafio se dá por ser ela – a base de dados, muitas vezes inexistente ou desatualizada. Mas podemos (e devemos!) começar a mesma, qualificar o que já temos e seguir em frente, definindo parâmetros e as perguntas para preenchimento dos dados que nos interessam, fazendo com que os novos formandos, no término de seus cursos, já preencham as informações, assim como os atuais alunos, de maneira que apenas atualizem anualmente e, principalmente, quando deixarem a instituição.
O caminho não é curto, mas tampouco é longo como muitos podem imaginar. Mãos à obra!
Márcio Duran – gerente de desenvolvimento socioinstitucional do Instituto Presbiteriano Mackenzie - Programa “Para Sempre Mackenzista” ministrará a palestra: “Base de Egressos – um verdadeiro tesouro inexplorado” no seminário Relacionamento com Egressos. O evento acontecerá em 17 de outubro de 2013, das 9h00 às 17h30, no Hotel Park Inn, em São Paulo, capital. Para mais informações e inscrições acesse: www.humus.com.br/eventos/egressos